4.2.1. Αρχή της αλυσίδας παραγωγής

Η στενή συνεργασία μεταξύ των διαφόρων τμημάτων συμβάλλει σε μεγάλο βαθμό στην αποτελεσματική διαχείριση των χειρογράφων.

Τα πρωτότυπα έγγραφα που παρέχονται από τους συντάκτες («χειρόγραφα») πρέπει να προετοιμάζονται προσεκτικά και οργανωμένα. Για να εξασφαλιστεί η αποτελεσματική και, κατ’ επέκταση, γρήγορη παραγωγή τους, συνιστάται να παγιωθούν «αλυσίδες παραγωγής» μεταξύ των υπηρεσιών-συντακτών, της Υπηρεσίας Εκδόσεων και των τυπογραφείων.

Ως «αλυσίδα παραγωγής» νοούνται απλά οι κοινές αρχές εργασίας που καθορίζονται ήδη από τη δημιουργία του κειμένου με ηλεκτρονικά μέσα:

• φύλλα στυλ / πρότυπα ή πρωτόκολλα οροσήμανσης (βλ. σημείο 4.2.2),
• τυποποιημένοι κανόνες σύνταξης (με την εφαρμογή των κανόνων και των συμβάσεων του παρόντος Εγχειριδίου το συντομότερο δυνατόν στη διαδικασία σύνταξης εγγράφων).

Κατά την έναρξη οποιασδήποτε εργασίας, ο/η υπεύθυνος/-η παραγωγής πρέπει να καθορίσει όλες τις παραμέτρους παραγωγής σε άμεση συνεννόηση με τον συντάκτη και τον τυπογράφο. Θα πρέπει πρώτα να καθοριστεί η απαιτούμενη διαμόρφωση των αρχείων. Σε αυτό το στάδιο όμως πρέπει να καθοριστεί με ακρίβεια η χρήση πρωτοκόλλων οροσήμανσης ή φύλλων στυλ (βλ. σημείο 4.2.2), ο ορισμός των οποίων εξαρτάται άμεσα από τα προγράμματα επανακωδικοποίησης/ανάκτησης που χρησιμοποιούν τα τυπογραφεία.

Σε μια τέτοια διαδικασία, κάθε ενέργεια πρέπει να ανεβαίνει όσο το δυνατόν ψηλότερα στην αλυσίδα παραγωγής. Πλεονεκτήματα: η σύνταξη του χειρογράφου μπορεί να βελτιωθεί αποφεύγοντας τον πολλαπλασιασμό των περιττών χειροκίνητων και ίσως δαπανηρών παρεμβάσεων που συχνά οδηγούν σε λάθη. Το αποτέλεσμα είναι ότι η παραγωγή γίνεται πολύ πιο γρήγορα, η ποιότητα είναι καλύτερη και το κόστος παραγωγής μειώνεται.

Τέλος, ένα σταθερό και ενιαίο πλάνο εργασίας επιτρέπει σε κάθε παρεμβαίνοντα να βελτιστοποιήσει τις διαδικασίες του. Εάν το σύστημα αυτό διαδοθεί, μπορούν να καθοριστούν ίδιες διαδικασίες για όλους τους εμπλεκομένους στη διαδικασία παραγωγής, συμπεριλαμβανομένων των τυπογραφείων, γεγονός το οποίο, σε έκτακτες περιπτώσεις, επιτρέπει στην Υπηρεσία Εκδόσεων, και επομένως στους συντάκτες, να μπορέσουν να απευθυνθούν γρήγορα σε άλλον συμβαλλόμενο σε περίπτωση ανάγκης, χωρίς ξαφνική διακοπή της διαδικασίας παραγωγής.